会議の習慣

最近増えているTV会議
どんな風に進めていますか?
会議予約を送って・・・打ち合わせする単純な話なんですが、会議予約をうまく使ってますか?

予定表として使われることは当然なのですが、
それだけではもったいない。

「なぜその会議をするのか」
話す内容は何か」を記載して、招待していますか?
たいてい会議は面白いものではないと思います。

だらだらに時間を取られるのも嫌だし、
準備やまとめるのも面倒くさい・・・・
自分がそう思うのならきっと、
ほかの人もそう思っているに違いない。

なので、私が主催の場合、
会議予約は、「全部もり」にしてしまっています。
議題、疑問、内容を書けるだけ書いてしまいます。
必要な資料があれば添付して、リンクも貼り付けます。
きっちりした文面でなくても書き連ねます。
ほぼメモ状態です。
会議予約の起票の時が一番書き込みが多いのですが、
会議までに思いついたことは何でも書き込みます。

そして、その会議の直前まで、
忘れてしまうことにしています。

何話すんだっけ?
会議の前にもう一回確認します。

会議の最中はそのメモを開きながら進めます。
会議予約は参加者に共有されるので
同じものを見ながら進めることができます。

会議での発言や内容はどんどん記載をしていきます。
共有できるなら、参加者にも修正があったら加筆を依頼します。

最後に、内容を保存します。
ツールによっては「過去の予約だから」と
確認してきますが、「強制保存」します。

これが簡易議事録として保存されるわけです。
正式な議事録が必要なら添付します。

これって、結構地味だけど効果は高いんです。
「会議の時間短縮」が一番の効果ですが、
「議事録どこだっけ?」問題が一気に解決します。

前回の会議資料もスケジュール表から簡単に見つかります。
内容で探すことは難しくても、
「いつ頃やった」からなら意外と見つけやすいんです。
意外と合理的でしょ・・・(笑)
会議の効果測定もできるかもしれません・・・そこまではやってませんが・・・

せっかくの機能があるなら最大限利用してみるととっても楽になります。
簡単だからやってみませんか?